अब सभी प्रकार के अवकाश मानव सम्पदा पोर्टल से ही स्वीकृत होंगे: उत्तर प्रदेश शासन का महत्वपूर्ण निर्देश

उत्तर प्रदेश सरकार ने कार्मिकों के अवकाश प्रबंधन को पूरी तरह डिजिटल और व्यवस्थित बनाने की दिशा में एक महत्वपूर्ण कदम उठाया है। दिनांक 18.03.2026 को कार्मिक अनुभाग-5, लखनऊ से जारी शासनादेश संख्या 6/2026/86/सैतालीस-का-5-2026 (1838120) के माध्यम से यह स्पष्ट किया गया है कि राज्य के कर्मचारियों के समस्त प्रकार के अवकाश की स्वीकृति मानव सम्पदा पोर्टल के माध्यम से कराई जाएगी। शासनादेश में यह भी बताया गया है कि इससे पहले 11.02.2026 के आदेश द्वारा सभी विभागों को अपने अधीनस्थ कर्मियों का शत-प्रतिशत पंजीकरण सुनिश्चित करने तथा पंजीकृत कर्मियों के सभी अवकाश केवल पोर्टल के माध्यम से स्वीकृत करने के निर्देश दिए जा चुके थे।

इस नए शासनादेश की विशेषता यह है कि इसमें केवल सामान्य निर्देश नहीं दिए गए हैं, बल्कि मानव सम्पदा पोर्टल के Leave Module की पूरी कार्यप्रणाली भी क्रमबद्ध तरीके से समझाई गई है। अर्थात अब अवकाश लेना, उसकी स्थिति देखना, उसे निरस्त करना, अवधि बढ़ाना, जॉइनिंग भेजना, स्टेशन लीव लेना और अधिकारी स्तर पर उसका निस्तारण करना, सब कुछ एक ही डिजिटल प्रणाली के माध्यम से होगा।

क्या है शासन का मूल उद्देश्य

इस व्यवस्था का मूल उद्देश्य अवकाश स्वीकृति की प्रक्रिया को पारदर्शी, उत्तरदायी और समयबद्ध बनाना है। पहले कई कार्यालयों में अवकाश आवेदन कागजी रूप में दिए जाते थे, जिनके निस्तारण में देरी, रिकॉर्ड की अस्पष्टता और जवाबदेही की समस्या सामने आती थी। अब मानव सम्पदा पोर्टल पर Leave Module के माध्यम से कर्मचारी ऑनलाइन आवेदन करेंगे और संबंधित अधिकारी उसी पोर्टल पर उसका परीक्षण, अनुमोदन, अग्रसारण या अस्वीकृति करेंगे।

आवेदन से पहले क्या करना होगा

शासनादेश के अनुसार किसी भी कर्मचारी को सबसे पहले पोर्टल पर अपना Reporting Officer अपडेट करना होगा। इसके लिए General मेन्यू में जाकर “Update Reporting Officer” विकल्प चुना जाएगा। यदि Reporting Officer का eHRMS Code ज्ञात है तो “Fix by ECode” से उसे दर्ज किया जा सकता है। यदि कोड ज्ञात नहीं है तो “Fix by Search” के माध्यम से Department, Directorate, Posting District, Reporting Office, Posting Office, Designation और Employee Name जैसी प्रविष्टियों के आधार पर Reporting Officer को खोजकर जोड़ा जा सकता है। शासनादेश ने यह भी सावधान किया है कि Reporting Office और Posting Office अलग-अलग हो सकते हैं, इसलिए इन विवरणों को भरते समय विशेष सावधानी आवश्यक है।

Leave Module में कौन-कौन से विकल्प मिलेंगे

मानव सम्पदा पोर्टल में लॉगिन करने के बाद कर्मचारी को Leave Module में तीन प्रमुख विकल्प उपलब्ध होंगे: My Leave, Other Leave और View Extension Summary। My Leave कर्मचारी के स्वयं के अवकाश आवेदन और उससे संबंधित स्थिति देखने के लिए है। Other Leave वह विकल्प है जिसके माध्यम से Reporting Officer या अधिकारी अपने अधीनस्थ कर्मचारियों के अवकाश आवेदन देख और उन पर निर्णय ले सकते हैं। View Extension Summary अवकाश अवधि बढ़ाने से संबंधित स्थिति देखने के लिए है। शासनादेश के साथ संलग्न चित्रात्मक मार्गदर्शिका में भी यही संरचना दिखाई गई है।

कर्मचारी अवकाश आवेदन कैसे करेंगे

Apply Leave पर क्लिक करने के बाद Employee Leave Form खुलता है। शासनादेश में स्पष्ट कहा गया है कि फॉर्म भरने से पहले यह सुनिश्चित कर लिया जाए कि Reporting Officer का विवरण सही प्रकार से अपडेट हो चुका है। इसके बाद कर्मचारी Leave Type का चयन करेगा। इसमें Casual Leave, Earned Leave, Medical Leave, Maternity Leave, Child Care Leave, Study Leave आदि का विकल्प उपलब्ध है। जहां आवश्यक हो, संबंधित अभिलेख PDF प्रारूप में अपलोड किए जा सकते हैं।

अवकाश आवेदन करते समय From Date और To Date भरना अनिवार्य है। शासनादेश ने उदाहरण देकर समझाया है कि यदि अवकाश अवधि के बीच रविवार या सार्वजनिक अवकाश आता है, तो कुछ परिस्थितियों में अवकाश को दो भागों में भरना आवश्यक होगा, ताकि वास्तविक अवकाश की सही गणना हो सके और अनावश्यक रूप से अधिक अवकाश कटने से बचा जा सके। इसी प्रकार Prefix और Suffix की व्यवस्था भी उपलब्ध है। Leave Ground में अवकाश का कारण स्पष्ट और सरल भाषा में लिखना होगा, जैसे स्वास्थ्य परीक्षण, पारिवारिक कार्यक्रम या निजी कारण।

आवेदन जमा होने के बाद क्या होगा

जब कर्मचारी फॉर्म भरकर Submit करेगा, तो आवेदन संबंधित Reporting Officer के पास पहुँच जाएगा। अधिकारी अपने Other Leave सेक्शन में जाकर View Pending Request के माध्यम से आवेदन देख सकेगा और Approve, Forward, Reject या View जैसे विकल्पों का उपयोग कर आवश्यक कार्रवाई कर सकेगा। इसका अर्थ यह है कि अब आवेदन की हर अवस्था डिजिटल रूप से ट्रैक की जा सकेगी।

My Leave सेक्शन में कर्मचारी को क्या सुविधाएँ मिलेंगी

शासनादेश के अनुसार My Leave सेक्शन में केवल Apply Leave ही नहीं, बल्कि कई अन्य उपयोगी विकल्प भी उपलब्ध होंगे। कर्मचारी View Balance से अवकाश शेष देख सकेगा। View Application Status से आवेदन की वर्तमान स्थिति जैसे Applied, Accepted या Rejected जान सकेगा। Cancel Leave से पूर्व स्वीकृत या आवेदनित अवकाश को निरस्त किया जा सकेगा। Send Extension Request से अवकाश अवधि बढ़ाने का अनुरोध भेजा जा सकेगा। Send Joining Request से अवकाश के बाद कार्यभार ग्रहण करने की सूचना भेजी जा सकेगी। इसके अतिरिक्त Apply Station Leave, View Station Leave Status और View CL Book जैसे विकल्प भी उपलब्ध रहेंगे।

अधिकारियों के लिए क्या व्यवस्था है

शासनादेश ने अधिकारियों के लिए भी स्पष्ट डिजिटल कार्यप्रवाह निर्धारित किया है। Other Leave सेक्शन में View Pending Request, Disposed Leave, View Cancellation Request, View Joining Request, View Extension Request, Pending Station Leave, Update Employee Leave Balance, View Employee CL Book और Dispose Station Leave जैसे विकल्प दिए गए हैं। इससे अधिकारी लंबित अवकाश आवेदन, निरस्तीकरण अनुरोध, जॉइनिंग रिपोर्ट, अवकाश विस्तार अनुरोध और स्टेशन लीव से जुड़े मामलों पर पोर्टल के माध्यम से निर्णय ले सकेंगे। साथ ही आवश्यक होने पर आवेदन को उच्च स्तर पर Forward भी किया जा सकेगा।

यह बदलाव क्यों महत्वपूर्ण है

यह शासनादेश केवल तकनीकी सुधार नहीं है, बल्कि प्रशासनिक अनुशासन की दिशा में एक बड़ा कदम है। इससे एक ओर कर्मचारियों को यह स्पष्ट रहेगा कि उनका आवेदन किस स्थिति में है, वहीं दूसरी ओर अधिकारियों की जवाबदेही भी तय होगी। कागजी फाइलों पर निर्भरता कम होगी, रिकॉर्ड सुरक्षित रहेगा, अवकाश बैलेंस की स्थिति तुरंत देखी जा सकेगी और भविष्य में विवाद की संभावना भी कम होगी। खास बात यह है कि शासनादेश के साथ Leave Module की सचित्र मार्गदर्शिका भी संलग्न की गई है, जिससे कर्मचारियों और अधिकारियों दोनों को प्रणाली समझने में सुविधा होगी।

निष्कर्ष

उत्तर प्रदेश सरकार का यह निर्णय स्पष्ट संकेत देता है कि अब सेवा संबंधी प्रक्रियाएं अधिकाधिक डिजिटल मंचों पर लाई जा रही हैं। अवकाश जैसी दैनिक प्रशासनिक प्रक्रिया को मानव सम्पदा पोर्टल से जोड़ने का अर्थ है कि भविष्य में मैनुअल और अनौपचारिक व्यवस्था की गुंजाइश कम होती जाएगी। अब प्रत्येक कर्मचारी और अधिकारी के लिए आवश्यक है कि वह मानव सम्पदा पोर्टल पर अपनी प्रोफाइल, Reporting Officer और Leave Module की प्रक्रिया को ठीक प्रकार से समझे, ताकि अवकाश आवेदन और उसका निस्तारण बिना किसी तकनीकी या प्रशासनिक बाधा के हो सके।